El Proceso de Reclamación de Facturas Impagadas

Proceso de reclamación de facturas impagadas

Reclamar una factura impagada y conseguir nuestro objetivo resulta bastante sencillo siempre que contemos con la documentación e información necesarias. Para conseguir el éxito en nuestros impagos, tenemos que hablar de tres fases distintas: la preventiva, la amistosa y la judicial.

La fase preventiva

1) Documentar correctamente nuestras relaciones empresariales

Cuando emitimos una factura no basta con recoger datos a grandes rasgos. Si posteriormente necesitamos reclamar judicialmente una deuda en base a ese documento, tendrá que recoger la mayor información posible para así evitar que el deudor eluda el cumplimiento del pago en base a algún tipo de error de carácter formal.

Por ello, tendremos que asegurarnos de que contiene los siguientes extremos:

  • Número y fecha de expedición. Todas las facturas deben estar numeradas y deben expresar su fecha de emisión, entre otras cuestiones, para acreditar que el plazo para el pago ya ha transcurrido.
  • Datos identificativos del emisor. Este requisito, a pesar de ser ineludible, resulta bastante obvio, fácil de cumplir y no presenta mayores complicaciones en la práctica.
  • Datos identificativos del receptor de la factura. Este requisito sí que resulta bastante problemático en la práctica empresarial. Ello es así, porque, en muchas ocasiones, impera el desconocimiento e incluso la buena fe en las relaciones comerciales o empresariales. A este respecto, resulta imprescindible recoger de manera exacta los datos identificativos del receptor de la factura. Habrá que mencionar:
    • Si es una persona física: nombre y apellidos completos, D.N.I. o N.I.E. y domicilio.
    • Si es una Sociedad Anónima o Sociedad Limitada: denominación social, C.I.F. y domicilio social.
    • Si es una Comunidad de Bienes o una Sociedad Civil: denominación de la comunidad o sociedad, su NIF o CIF y su domicilio. Además, resulta imprescindible identificar a sus socios o partícipes. Si, ante un impago por parte de algunas de estas entidades decidimos iniciar acciones judiciales, tendremos que demandar, además de a la sociedad, a cada uno de sus miembros, por lo que tendremos que dirigir frente a ellos la demanda. En la práctica, ocurre que muchos impagos no alcanzan a tener éxito de recobro por este hecho, siendo una cuestión meramente formal a la que se aferran los deudores para eludir sus obligaciones de pago. Por ello, aunque un cliente no nos facilite estos datos directamente, tendremos que requerírselos y, en caso de negativa, habrá que valorar si debemos entablar relaciones comerciales con ellos.
  • Identificación de los trabajos realizados o servicios prestados. En este caso, cuanto menos genérica sea la factura, más posibilidades de recobro tendremos. No basta con englobar en un solo concepto todos los trabajos realizados. Cuanto más específicos seamos en la descripción de todos los pasos que se han ido dando hasta llegar al resultado final, menos causas formales de oposición al pago vamos a encontrar.
  • La contraprestación total y el tipo impositivo. Nuestra recomendación es que, además del importe total de la contraprestación, indiquemos pormenorizadamente el importe de cada uno de los trabajos o servicios que componen ese total. Así ofreceremos una información más clara y transparente, lo que favorecerá la recuperación de las cantidades.

2) Mantener las comunicaciones con el cliente por escrito

Dependiendo del tipo de profesión de la que hablemos, hay una mayor o menor tendencia a negociar o cerrar ciertos aspectos de nuestros trabajos por vía telefónica. No existe ningún impedimento a ello, y a veces resulta incluso aconsejable para exponer nuestros servicios de manera más clara y sencilla. Sin embargo, siempre resulta aconsejable documentar las conversaciones mantenidas. Por ejemplo, el envío de un email informativo a modo de confirmación al respecto de la conversación mantenida puede facilitarnos mucho las cosas posteriormente.

Esto resulta necesario, puesto que, en muchas ocasiones, son muy comunes las negativas de pago en base a la falta de conformidad del cliente con los servicios prestados, aunque se trate de una mera excusa para eludir las obligaciones que le corresponden. Si bien es cierto que en un procedimiento judicial todo debe probarse, al deudor le resultará mucho más difícil excusarse en este motivo cuando tenemos documentado, por ejemplo, su conformidad o satisfacción con los trabajos realizados o servicios prestados.

Por tanto, aunque el intercambio de emails, o incluso WhatsApps, con nuestros clientes suponga un tiempo añadido a nuestras gestiones diarias, nos estará facilitando algo mucho más importante, y es conseguir la recuperación de la deuda en caso de impago de forma mucho más efectiva y sencilla.

La fase amistosa

Tratar de alcanzar un acuerdo amistoso

Habiéndose ya producido un impago, lo más recomendado es tratar de alcanzar un acuerdo amistoso. Para ello, tendremos que ser nosotros los que le hagamos este ofrecimiento al deudor, interesándonos activamente por los motivos de su impago. No es lo mismo que no nos abonen la contraprestación de nuestros trabajos por falta de solvencia, que por algún tipo de desencuentro en su ejecución.

Toda esta información nos ayudará posteriormente, en caso de un hipotético procedimiento judicial, para saber qué postura adoptar. Si, por ejemplo, el impago proviene de una insolvencia sobrevenida, quizá, en vez de interponer una demanda de procedimiento monitorio, nos interesa más solicitar la apertura de un concurso de acreedores.

Además, y esta es una de las cuestiones más fundamentales, mantener este tipo de negociaciones de cara a un acuerdo nos puede servir para conseguir por parte del deudor un reconocimiento de la deuda. Este reconocimiento de deuda puede ser expreso o tácito y llevarse a cabo de muchas maneras.

Estaremos ante un reconocimiento expreso cuando, requiriendo el pago al deudor, este manifieste la existencia y exigibilidad de la deuda de forma clara y concisa. En cambio, un reconocimiento tácito es más fácil de conseguir y no por ello menos efectivo. Por ejemplo, ante la situación de requerir el pago al deudor y este ofrecernos una respuesta negativa en base a no contar con ingresos para asumirlo, ya tendremos un reconocimiento de la deuda, aunque sea de forma tácita.

Si posteriormente decidimos iniciar la vía judicial y acudimos con nuestra factura y el documento donde se recoja esta conversación de reconocimiento de la deuda, difícilmente vamos a encontrar obstáculos para garantizar el éxito de nuestra reclamación. Ello es así puesto que, con este reconocimiento, el deudor ya no se va a poder oponer al pago en base a ningún motivo de carácter material, no pudiendo actuar contra sus propios actos, es decir, no podrá negar lo afirmado previamente.

Por ello, este tipo de negociaciones se erige como un requisito fundamental, que nos facilitará cualquier actuación posterior y nos ayudará a conocer de forma más exacta la situación del deudor y, por tanto, nos ayudará a decidir qué alternativa adoptar para tratar de conseguir las cantidades adeudadas. Incluso, en el mejor de los casos, podemos salvar las diferencias y alcanzar un acuerdo real que resulte beneficioso para ambas partes, evitando de este modo acudir a un procedimiento judicial.

Enviar un documento formal de reclamación de la deuda

En el caso de que hayamos intentado llevar a cabo estas negociaciones y no hayamos obtenido respuesta por parte del deudor, tendremos que adoptar una posición más “agresiva” a la hora de efectuar la reclamación.

En estos casos, no habremos conseguido una de las finalidades de la fase amistosa, el reconocimiento de la deuda. Por ello, lo que ahora resulta recomendable, es enviar algún tipo de carta o documento formal de requerimiento de pago. Suele ser generalizado el uso del burofax para este tipo de reclamaciones, pero no resulta un requisito imprescindible, ni garantiza una mayor eficacia en el pago.

Este documento deberá recoger una serie de cuestiones básicas que le revistan de una mayor formalidad. Bastará con que contenga nuestros datos, el de la persona a la que va dirigida, la deuda que se reclama, así como su origen. También resulta conveniente que ya se aperciba al deudor del inicio de las acciones judiciales pertinentes en el plazo que estimemos.

Sin embargo, la práctica ha demostrado que el envío de este documento al deudor directamente por su acreedor, no suele producir grandes efectos a la hora de conseguir el recobro. En estos casos, los deudores lo interpretan como una amenaza más, pero no le otorgan la relevancia que realmente tiene.

Por ello, si realmente pretendemos acudir a la vía judicial en aras de resolver la deuda, la recomendación es esperar a que este documento lo envíe un abogado, lo que revestirá el asunto de una seriedad y formalidad con la que antes no contaba.

La vía judicial

Según el tipo de deuda que tengamos, cómo se encuentre documentada y la situación en la que se encuentre el deudor, el procedimiento a seguir recomendado será diferente.

1. El Procedimiento Monitorio

El Procedimiento Monitorio es la vía más común para la reclamación de facturas impagadas. Para acudir a él, nuestra deuda tendrá que cumplir cuatro requisitos: debe ser determinada, líquida, vencida y exigible.

Se trata del procedimiento más común por su sencillez procedimental, que le dota de una rapidez y agilidad de la que carecen otros procedimientos. Una vez iniciado, y notificada al deudor la demanda, existen tres posibilidades: que pague directamente, que se oponga o que no conteste.

La ventaja de este procedimiento es que, en el caso de que se notifique la demanda y no pague ni se oponga, podremos acudir directamente a la vía ejecutiva, solicitando entonces embargos sobre todos los bienes del deudor hasta la completa satisfacción de la deuda.

En el caso de oposición, en función de si el importe de la deuda es inferior o superior a 6.000€, se abrirá un procedimiento verbal u ordinario. Por medio de estos, tendremos nuevamente que defender nuestra postura y, una vez presentados todos los escritos y pruebas, se decidirá finalmente mediante Sentencia.

2. El juicio verbal

Al juicio verbal se puede llegar mediante su inicio directamente, o en casos de procedimientos monitorios de menos de 6.000 €, cuando el deudor se opone a la demanda.

Pensaremos, ¿por qué no acudir siempre directamente a este procedimiento? La respuesta es sencilla, y es que en casos de notificación de la demanda de procedimiento monitorio y no oposición a la misma por parte del deudor, podremos iniciar directamente la vía ejecutiva. Esa posibilidad no cabe en este procedimiento, ni en ningún otro, habiéndose creado el Procedimiento Monitorio exclusivamente para esta finalidad.

Pues bien, en casos de impagos de facturas, el juicio verbal está diseñado para aquellos casos en los que la documentación no cumple con todos los requisitos que el procedimiento monitorio exige. También resulta muy útil para los supuestos en los que no estamos seguros del domicilio del deudor. Ello es así, puesto que, en este procedimiento, si no conseguimos localizar al deudor y notificarle la demanda directamente, podremos hacerlo por medio de edictos, mediante el anuncio del procedimiento en el tablón de anuncios del Juzgado.

Este procedimiento se inicia mediante demanda, que será notificada al deudor, pudiendo contestar o no pagar ni oponerse. En este caso, el Juez le declarará en situación de rebeldía, pero, a diferencia de lo que ocurre con el Procedimiento Monitorio, no se iniciará la vía ejecutiva directamente, sino que tendremos que esperar a que se dicte una Sentencia, que podrá estimar (o no) nuestras pretensiones.

3. El juicio ordinario

El juicio ordinario es el más complejo y completo de los procedimientos vistos hasta este momento. Se utiliza en aquellos casos en los que tenemos deudas de importe superior a 6.000 €. Al igual que en el caso anterior, podemos decidir iniciar este procedimiento desde el principio o, reclamar nuestra factura impagada por medio de un procedimiento monitorio y, en caso de oposición del deudor, se iniciará de forma consecutiva.

Resulta adecuado acudir a este procedimiento en aquellas deudas que no cumplen con los requisitos del procedimiento monitorio. También, como se ha indicado en el juicio verbal, también será conveniente su uso en aquellos casos en los que no conozcamos a ciencia cierta el domicilio del deudor, para, en caso de no ser localizado, poder proceder a notificarle por medio de edictos.

En cuanto al procedimiento propiamente dicho, se inicia mediante demanda que se notificará al deudor, que puede contestar o no. Tanto si contesta como si no, se celebrará una Audiencia Previa para tratar de alcanzar un acuerdo, proponer pruebas y resolver otras cuestiones de índole procesal.

Si el deudor ha contestado a la demanda, lo más probable es que, si no se ha alcanzado un acuerdo en la Audiencia Previa, tengamos que acudir al juicio para practicar las pruebas propuestas y manifestar nuestras conclusiones a las mismas. Una vez finalizados todos estos trámites, el Juez decidirá por medio de Sentencia, que podrá estimar (o no) nuestras pretensiones.

4. El concurso de acreedores

El concurso de acreedores es una vía para tratar de recuperar cantidades provenientes de facturas impagadas en casos de insolvencia del deudor. Hace unos años, solo estaba diseñado para casos de insolvencia de personas jurídicas, pero recientemente, gracias a la Ley de Segunda Oportunidad, se abrió esta posibilidad también a las personas físicas.

En aquellos casos en los que nos conste una situación de insolvencia del deudor, nosotros, como acreedores, estaremos legitimados para instar un concurso de acreedores necesario. Desde este momento, todos los acreedores del deudor podrán comparecer con su derecho de crédito y también pasarán a formar parte del procedimiento.

La finalidad del concurso es que el patrimonio del deudor sea repartido entre todos sus acreedores, de forma proporcional y teniendo en cuenta determinadas preferencias de unos créditos sobre otros. Este reparto puede realizarse de dos formas: bien mediante la suscripción de un convenio del deudor con todos sus acreedores, o bien mediante las operaciones de liquidación del patrimonio sin acuerdo al respecto.

Si bien es cierto que por medio de un concurso de acreedores muy difícilmente vamos a conseguir recuperar el 100% de las cantidades adeudadas, resulta la vía más útil en casos de insolvencia, puesto que podremos tratar de garantizarnos, al menos, una parte del patrimonio del que aún se disponga el deudor, sea empresa o persona física.

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