Cómo hacer una carta de reclamación de deuda

Carta de reclamación de deuda

¿Qué es una carta de reclamación de deuda?

Una carta de reclamación de deuda es un documento enviado al deudor en el que se le informa de la existencia de una deuda y se le apercibe de que, en caso de persistir con su negativa de pago, se iniciarán acciones judiciales para tratar de conseguir la satisfacción del crédito de manera forzosa.

Lo más habitual es que este tipo de documento sea enviado, bien cuando las negociaciones extrajudiciales han resultado infructuosas, o bien cuando no hemos conseguido un contacto previo por otras vías con el deudor, siendo en este caso, el único elemento informativo de la deuda del que disponemos.

También puede ocurrir que, en empresas de mayores dimensiones, donde se manejan un gran volumen de impagos, no puedan acometer una negociación extrajudicial por cada uno de ellos. Por ello, en estos casos, resulta recomendable enviar de manera sistemática una carta de reclamación de deuda por cada impago. De este modo, se aseguran haber intentado en una primera fase el pago de manera amistosa, y, en algunas ocasiones, se conseguirá el resultado pretendido.

¿Qué tipos de documentos de reclamación de deuda existen?

Existen diferentes medios para enviar un documento de reclamación de deuda y requerimiento de pago. Tradicionalmente, estos documentos únicamente se enviaban en formato papel, habitualmente por medio de un burofax. Sin embargo, las nuevas tecnologías han inclinado la balanza hacia reclamaciones por medios telemáticos, principalmente por medio del correo electrónico.

A pesar de que esta posibilidad es perfectamente aceptable, la finalidad de este tipo de reclamaciones es dotar al asunto de una mayor formalidad. Por ello, si realmente pretendemos agotar todos los medios para la recuperación de las cantidades adeudadas, será conveniente que, al margen de otro tipo de reclamaciones telemáticas previas, enviemos un documento formal de reclamación de deuda mediante correo postal o burofax.

Correo electrónico o WhatsApp

Como hemos dicho, resulta perfectamente posible enviar el requerimiento de pago por este tipo de medios telemáticos. Sin embargo, el problema que plantean, es que, en muchas ocasiones, no podemos certificar que el emisor y el receptor sean los correctos, fundamentalmente por WhatsApp, al tratarse de un medio fácilmente manipulable.

Si efectuamos requerimientos de pago por esta vía, y posteriormente iniciamos un procedimiento judicial, dependiendo de la necesidad de interrumpir la prescripción que tengamos, deberemos acreditar fehacientemente que el requerimiento iba dirigido a la persona indicada.

Por ello, para estos casos, en aras de evitar problemas probatorios posteriores, resulta recomendable aportar un acta notarial donde se haga referencia a los mismos. Sin embargo, si no tenemos este problema, es decir, si nuestra deuda no tiene problemas de prescripción, este requisito no será imprescindible.

Correo ordinario, correo certificado con acuse de recibo o burofax

Estas son las modalidades postales que podemos emplear para enviar el documento de reclamación de deuda. Tradicionalmente se ha empleado el burofax, considerándose el medio más formal y seguro. Ello es así, porque por esta vía podremos certificar la recepción del requerimiento por parte del deudor, lo que tendrá un valor añadido en caso de deudas más antiguas con riesgos de considerarse prescritas.

Sin embargo, a día de hoy, este medio ha perdido el valor que se le otorgaba. La razón es que contamos con jurisprudencia que nos indica que, en estos casos, lo fundamental es que se demuestre fehacientemente la intencionalidad de hacer llegar el documento a la persona indicada, acreditando de este modo la voluntad de interrumpir la prescripción. Por tanto, será necesario demostrar que se dirige al sujeto correcto, pero no que se haya producido su recepción.

La razón de esto es muy sencilla, y es que no se puede dejar al arbitrio de una de las partes el cumplimiento de las obligaciones. Y esto sería provocado si por la negativa del deudor a recepcionar los requerimientos, se consiguiera la prescripción de la deuda, impidiendo al acreedor reclamar su derecho.

Por todo ello, al encontrarse el acreedor más protegido en este sentido, no resulta tan estrictamente necesario el envío de burofax, siendo suficiente una carta enviada por correo postal.

¿Cuándo debo enviar la carta de reclamación de deuda?

Al inicio de este artículo hemos adelantado que, para acertar en el momento de envío de la carta, hay que diferenciar dos tipos de empresas, dependiendo de su volumen de impagados.

  1. Las empresas de gran tamaño. Casi con independencia del sector en el que se encuentren, estas empresas suelen manejar un gran volumen de impagados. Es por esta razón que resulta inasumible tratar de emprender una negociación amistosa dilatada para cada uno de ellos. Por ello, es conveniente que, con carácter previo al inicio de acciones judiciales, se envíen de forma sistemática cartas de reclamación de la deuda, donde se informe sobre su origen, importe y plazo de pago. Cabe recordar que, en algunas ocasiones, el impago se debe al mero desconocimiento de la deuda. Por tanto, en estos casos, podrá servirnos para que el deudor resulte informado y nos abone de forma rápida y sencilla las cantidades que nos corresponden.
  2. Empresas de pequeño tamaño y autónomos. Para este tipo de empresas las deudas son algo más casuístico. Por ello, lo primero que debemos contemplar es la posibilidad de iniciar negociaciones en tono amistoso previas al envío de requerimientos más formales. Si, una vez agotados los intentos de acuerdo, comprobamos la imposibilidad de recobro, es ahí cuando habrá que enviar la reclamación formal, como medio de finalización de las gestiones amistosas, apercibiendo del inicio de las acciones judiciales en el plazo que estimemos.

¿Cuándo resulta imprescindible enviar la reclamación de deuda?

La carta de reclamación de deuda y requerimiento de pago es un documento útil para agotar las posibilidades de solución amistosa y demostración de nuestra buena fe. Sin embargo, hay situaciones en las que más que útil deviene imprescindible.

Esta carta de reclamación será imprescindible cuando exista riesgo de prescripción de la deuda. A estos efectos, el plazo general de prescripción de las deudas actual es de cinco años, exceptuando las deudas generadas por la prestación de servicios, que prescriben a los tres años.

Por ello, cuando tengamos serias dudas acerca de la prescripción de nuestra deuda, resulta un requisito sine qua non tratar de interrumpirla. Para ello, la carta de reclamación es la mejor vía. Una vez enviada al destinatario correcto, conseguiremos interrumpir la prescripción en curso y comenzar de nuevo. Es decir, comenzarán a contarse esos cinco o tres años, según los casos.

Ya hemos aclarado al inicio de este artículo que, a día de hoy, no resulta estrictamente necesario acreditar la recepción el requerimiento, sino simplemente su envío a la persona indicada. No obstante, en estos casos en los que la prescripción de la deuda pueda suponer un problema, recomendamos efectuarlo a través de medios fehacientes, donde se pueda certificar tanto su envío como su recepción o entrega.

¿Cómo debo redactar la reclamación de deuda?

Una carta de reclamación de deuda siempre debe estar presidida por un tono formal y educado, pero su contenido dependerá de varios factores a tener en cuenta, principalmente de la antigüedad y necesidad de conservación del cliente.

Si se trata de un cliente antiguo que queremos conservar. Existen determinadas ocasiones en las que las deudas dimanan de clientes antiguos, que conocemos y respetamos, pero a los que, momentáneamente, le surgen complicaciones a la hora de abonar nuestros trabajos.

Que se trate de un “cliente de confianza” no quiere decir que no le corresponda el pago de sus deudas, pero el tono de la reclamación deberá cambiar sustancialmente. En estos casos, deberemos evitar el tono amenazador y cambiarlo por uno cordial, reclamando nuestros derechos, pero siempre desde la comprensión. Deberemos mostrar, en todo caso, nuestra voluntad de solucionar el problema en vía amistosa, ofreciéndonos a futuro para ello, sin perjuicio de iniciar las acciones judiciales pertinentes.

Si se trata de un cliente reciente, del que no tenemos referencias previas. En estos casos, lo que nos interesará no será conservar al cliente, sino, únicamente, el cobro de la deuda. Por ello, podemos permitirnos un tono más frío, menos amigable y más contundente en relación a la reclamación de las cantidades y apercibimiento del inicio de las acciones judiciales.

También habrá que tener en cuenta si el deudor está informado o no previamente de la deuda. En caso de que no lo esté, tendremos que explicar de manera más extensa y pormenorizada el origen de la deuda. También, con independencia de la relación que tengamos con este cliente, deberemos mostrarnos abiertos a un acuerdo amistoso. En estos casos, no sabemos qué actitud va a adoptar el deudor en relación al requerimiento y, si mostramos una actitud amigable, es posible que, sin más trámites, consigamos el pago de forma voluntaria.

Al margen de las notas anteriores, cualquier carta de reclamación de deuda deberá contener las siguientes partes:

  1. Datos identificativos de las partes. Tendremos que identificar al deudor al que va dirigida la reclamación, con su nombre, D.N.I. y domicilio.  También deberemos hacer constar quiénes somos y en nombre de qué empresa actuamos, en el caso de hacerlo en nombre de alguna. Es importante señalar que, en caso de que sean varios los deudores, habrá que enviar una carta para cada una de ellos.
  2. Explicación del origen de la deuda. Habrá que realizar una ligera explicación acerca del origen de la deuda, recogiendo los trabajos realizados o servicios prestados, en qué fecha, y conteniendo el número de referencia de la factura/s impagada/s. De este modo, no cabrá duda de que nuestro requerimiento se refiere a ese impago concreto, no pudiendo oponerse nada en este sentido.
  3. Cuantía total de la deuda. Deberemos recoger de manera exacta la cuantía a la que asciende la deuda. Si lo consideramos pertinente, dependiendo del tiempo que haya transcurrido desde el impago, podremos incluir los intereses legales que nos corresponden. O, en caso de no calcularlos, deberemos expresar que esa cuantía se da sin perjuicio de los intereses devengados como consecuencia del impago.
  4. Deberemos facilitar nuestro número de cuenta para que, en cualquier momento, el deudor pueda proceder al pago de las cantidades adeudadas.
  5. Consecuencias jurídicas. Este es el apercibimiento real del inicio de las acciones judiciales pertinentes en caso de persistencia de impago en el plazo que a los efectos estimemos.
  6. Facilitar nuestro contacto. Siempre resulta conveniente finalizar nuestra carta con un ofrecimiento de solución amistosa en el plazo indicado, facilitando nuestro número de teléfono o dirección de correo electrónico por si se acogieran a esta propuesta.

¿Podemos enviar la carta de reclamación sin abogado?

Sin duda, es perfectamente posible el envío de esta carta de reclamación de deuda sin estar asistidos por abogado. No obstante, en el caso de que realmente pretendamos iniciar la vía judicial, el envío de este documento por un abogado le dotará de mayor formalidad, siendo más probable que se acceda a entablar negociaciones de este modo.

Sin embargo, siempre es posible reiterar el requerimiento. Es decir, nada obsta a enviar una nueva carta de reclamación de deuda suscrita por un abogado en aquellos casos en los que el acreedor ya la envió previamente por sus propios medios.

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